Học cách làm chủ công nghệ

Cuộc sống vẫn đang diễn ra ngay bên cạnh chúng ta chứ không phải trên các màn hình. Vì thế, hãy đặt điện thoại xuống và ngẩng đầu lên nhìn ngắm xung quanh!

Làm thế nào để sống bình tâm hơn giữa kỷ nguyên công nghệ? Câu trả lời chính là mỗi người cần học cách tối giản đời sống trực tuyến.

 

 

SỬ DỤNG MÁY TÍNH CÓ CHỦ Ý

Hãy bắt đầu với thứ dễ làm nhất: sắp xếp lại máy tính để sử dụng theo cách có chủ đích. Mục tiêu khi làm việc này là loại bỏ tất cả những thứ bị trùng lặp hoặc không còn giá trị nữa.

 

  • Hãy dọn dẹp tất cả tập tin (file) ra khỏi desktop. Thay vào đó, dùng chức năng Spotlight (trên máy Mac) hoặc Start hay Run (trên máy chạy hệ điều hành Window) để mở tập tin mong muốn mỗi khi cần.
  • Dùng wallpaper “sạch”: Nghe có vẻ không quan trọng nhưng hình nền máy tính thực sự tác động đến hiệu suất làm việc của bạn. Hãy chọn những bức ảnh không khiến bạn phân tâm, ngược lại có thể giúp tập trung hơn.
  • Chọn chế độ tự động ẩn thanh điều khiển (dock).
  • Rà soát lại máy tính và gỡ cài đặt những chương trình (program) hoặc phần mềm (software) đã lâu không có nhu cầu dùng đến.
  • Sau khi đã dọn dẹp chương trình không cần dùng, hãy kiểm tra các thông báo cập nhật hoặc nâng cấp phiên bản mới nhất.
  • Làm việc ở full-screen mode (chế độ toàn màn hình) là cách hoàn hảo để tránh xao nhãng.

 

ĐƠN GIẢN HOÁ CÁC TẬP TIN

Sau đó, bạn nên học cách xử lý những thứ khó khăn hơn một chút: các tập tin.

Khi dung lượng ổ cứng máy tính ngày càng lớn hơn, chúng ta có xu hướng tích trữ rất nhiều loại “rác kỹ thuật số”. Theo thời gian, chúng khiến bạn khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu cần thiết. Hãy ngừng lại hành động đó ngay hôm nay bằng cách:

  • Trước tiên là xoá (delete) hết tất cả những gì bạn không cần.
  • Phân loại tập tin thành 2 nhóm: sử dụng thường xuyên và ít cần đến, sau đó tập trung tải hết các hình ảnh và tài liệu công việc cũ ít dùng lên Cloud (công nghệ lưu trữ đám mây).
  • Khiến cho nội dung dễ tìm kiếm: Hãy chọn tên dễ nhớ để đặt cho các thư mục (folder) và tập tin để giúp việc tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng hơn.
  • Ít thư mụchơn: Chức năng tìm kiếm (search) trên các loại máy tính ngày nay mạnh mẽ hơn trước kia rất nhiều. Vì thế, hãy áp dụng phương án “ít hơn nhưng lớn hơn” bằng cách đơn giản là tạo ra các thư mục như “Công việc”, “Cá nhân”, “Thư giãn”, rồi sau đó cần gì thì dùng chức năn search.
  • Giữ trạng thái “gọn gàng”: Nghĩa là vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy đóng hết trình duyệt, chương trình; xoá hoặc di chuyển các file tải về, dọn sạch thùng rác và tắt máy tính. Cách làm này sẽ khiến bạn bắt đầu ngày làm việc mới tốt hơn.
  • Chỉ cần quyền truy cập, không cần sở hữu: Việc lưu giữ đầy đủ mọi tài nguyên liên quan đến công việc có thể gây áp lực. Thay vì vậy, hãy tận dụng những quy tắc của công ty cùng sự phát triển của công nghệ bằng cách truy cập dữ liệu trên đám mây hoặc tài liệu chia sẻ.

 

TRẢI NGHIỆM TỐT HƠN VỚI ĐIỆN THOẠI

Tiếp theo, đã đến lúc để bạn giải quyết một mục tiêu lớn hơn: chiếc điện thoại cầm tay.

Cách đây chừng một thập kỷ, điện thoại di động thông minh chưa tồn tại. Vậy vì sao hiện tại chúng lại trở thành một phần quá lớn trong đời sống của chúng ta?

Dưới đây là các bước giúp tối giản việc tiếp cận và sử dụng điện thoại nhằm có được những trải nghiệm lành mạnh hơn:

  • Xoá ứng dụng: Tương tự như trên máy tính, hãy xoá bỏ các ứng dụng không cần nữa, với những ứng dụng ít dùng bạn cứ gỡ cài đặt rồi sau đó nếu cần thì dùng trình duyệt.
  • Xoá mạng xã hội: Đừng quá sợ hãi, bạn sẽ sống sót được thôi! Các phương tiện truyền thông xã hội không hẳn xấu, nhưng khi bạn mất quá nhiều thời gian vào nó thì đó là thói quen xấu.
  • Màn hình chính(home screen) “tĩnh tâm”. Đây là cách ví von để khuyên bạn chỉ để mỗi 4 ứng dụng thường dùng nhất vào thanh dock ở cuối màn hình, tất cả ứng dụng khác hãy cho vào thư mục.
  • Dọn dẹp danh bạ: Hãy lướt qua toàn bộ danh bạ đã lưu và xoá đi các số không cần giữ lại nữa.
  • Giải phóng bộ nhớ: Các tài liệu tải xuống như phim, nhạc, podcast… mà bạn không cần đụng đến nữa cũng có thể xoá. Trong thời buổi như hiện nay, hãy ưu tiên các nội dung phát trực tuyến (streamming) thay vì tải và lưu.
  • Tắt thông báo(Notification): Hãy chừa lại thông báo điện thoại và tin nhắn, rồi tắt hết các thông báo của ứng dụng khác. Thế giới không sụp đổ nếu bạn không cập nhật mọi thứ ngay lập tức. Khi nào cần kiểm tra điều gì thì trực tiếp mở ứng dụng đó ra. Đừng để ứng dụng Thông báo điều khiển bạn làm vậy.
  • Chế độ “Không làm phiền”(Do not disturb): Hãy xác định thời gian bạn không muốn bị làm phiền, chẳng hạn từ 8 giờ tối đến 8 giờ sáng, để bản thân có thể nghỉ ngơi, thư giãn.

 

THOÁT KHỎI “ĐỊA NGỤC” EMAIL

Thống kê cho thấy rằng mỗi người trưởng thành sẽ kiểm tra email khoảng 45 lần mỗi ngày. Tuy nhiên, không có ai từng tuyên bố rằng họ “thay đổi thế giới” nhờ xem hết tất cả email.

Hãy cân nhắc email là nhiệm vụ cần được dành thời gian trong lịch làm việc của bạn, nhưng chỉ nên kiểm tra email hai lần mỗi ngày vào lúc sáng sớm và chiều muộn.

Dưới đây là một số mẹo giúp sử dụng email hiệu quả nhất:

  • Tắt thông báo: Nếu đã không cần phải kiểm tra email liên tục thì cũng không cần để thông báo làm phiền.
  • Không gửi email trước 11 giờ sáng: Hãy dành lúc sáng sớm để thực hiện các công việc quan trọng để đáp ứng các mục tiêu quan trọng.
  • Có hạn mức: Một chu kỳ Pomodoro (khoảng 25 phút) mỗi buổi là quá đủ để kiểm tra email.
  • Đóng email: Nếu bạn đã xử lý xong, hãy tắt email đó đi. Xa tầm mắt, đầu óc không nghĩ ngợi.
  • Huỷ đăng ký(Unsubscribe) khỏi những quảng cáo không cần thiết, chẳng hạn như bản tin tuần, email quảng cáo không liên quan, ...
  • Gửi ít email hơn: Không phải mỗi email đều cần phải trả lời, đặc biệt là khi nó chỉ nhằm mục đích cảm ơn.
  • Trình bày súc tích: Đừng viết 10 câu khi chỉ cần 2 là đủ. Hãy thử tập thói quen trả lời email trong khoảng 3 câu hoặc ngắn hơn.
  • Trả lời bằng sự khẳng định: Đừng trả lời câu hỏi bằng một câu hỏi khác. Ví dụ như khi được hỏi “Chúng ta nên họp lúc mấy giờ?”, hãy mạnh dạn nói “10 giờ sáng”.
  • Vận động: Nếu phải mất đến hơn 10 phút để viết xong email trả lời, hãy đi đến gặp đồng nghiệp hoặc chờ cho đến khi họ có khoảng nghỉ và trao đổi cụ thể. Các giao tiếp cá nhân sẽ hiệu quả vượt hẳn mọi email.

 

TRÁNH BẪY CÁM DỖ TỪ WEBSITE

Đã đến lúc chúng ta đối diện với trở ngại ghê gớm nhất, internet là một không gian tuyệt vời nhưng vô cùng lộn xộn. Nếu sử dụng không khéo, bạn sẽ tự khiến mình lúng túng.

Dưới đây là những lời khuyên để bạn sống tối giản trên môi trường internet:

  • Sử dụng những ứng dụng như Time Tracker để biết mình đã tiêu tốn nhiều thời gian nhất vào website nào. Hiểu được “thủ phạm” gây lãng phí thời gian là bước thứ nhất.
  • Bỏ theo dõi(Unfollow) và huỷ kết bạn (Unfriend) nếu những trang này không thuộc mối quan tâm, khiến bạn vui vẻ hoặc là thông tin quan trọng cần biết. Mạng xã hội của bạn mỗi ngày được cập nhật đầy rẫy tin tức gây nhiễu từ những người không quen biết. Hãy loại bớt những người không tạo ra các giá trị tích cực cho cuộc sống.
  • Xoá bớt tài khoản mạng xã hội: Không có lý do gì mà bạn phải sử dụng hết mọi nền tảng từng biết đến. Chỉ nên giữ lại một hai trang yêu thích nhất. Nếu muốn chuyển chế độ “khó”, bạn hãy thử xoá trang cá nhân Facebook. Để bớt cực đoan hơn, bạn có thể tạm ngưng kích hoạt (de-activate) một thời gian.
  • Đừng đánh dấu trang (Bookmark) nhiều: Để khi muốn vào các trang tin tức hay giải trí, bạn phải tự tay gõ địa chỉ. Cách này giúp giảm bớt số lần bạn “đi lang thang” xao nhãng việc.
  • Chặn trang web: Các trang web thuộc Blacklist chắc chắn không cần thiết cho công việc. Nếu bạn đang sử dụng Mac hãy chọn SelfControl; Window là Cold Turkey; Chrome là Stayfocusd; và FireFox là LeechBlock.